今週のお題「メモ」
「メモ」という作業で思い出す。素直さとは
新卒で入社した後、直ぐにメモを取るように言われた。
私はペンで文字を書くのが苦手である。
蛇のようなヒョロっとした線でメモを取っていたが
メモを見直しても内容が思い出せず、苦労した記憶があった。
その上司からは何度も口を酸っぱく「もっと素直になれ」と言われ、
しっかりと「素直になる」とは何なのかを考えた。
当時のノートは既にないので、改めて「素直になる」という事を文字にしたい。
今週のお題を見てそう思った。
改めて「素直になる」を言語化してみようと思った。
ここで言う言語化は定義してみようという事だ。
当時は言われた事を言われた通りにやるという事を深掘りした記憶がある。
それの４つ下記のような事だ。
・言われた事が分からない場合は聞く。
・間違ってたら謝る。
・嫌いな相手でも相手に関係なく話を聞き言われた事をやる。
・出来ない場合は出来ない事を伝える。
難しかったのは「間違っていたら謝る」と「出来ない場合は出来ない事を伝える」だった。
言われた事が分からない場合は聞く
「素直になる」には相手の言う事を正しくやる事に終始するのだが、相手全員が説明上手という訳では無い。
抽象的すぎたり、こちらの知識が足りてない場合、ちんぷんかんぷんだ。
「間違っていたら申し訳ございませんが・・・」が私の枕詞マイムーブになった。
最終的に「具体的にはどうすれば良いでしょうか？」と聞くのがてっとり早い事が分かったが、それ一辺倒だと素直さとは別の問題が発生した。
相手の知識レベルと合わせる必要があり、それには背景を把握したり、知識や手順を把握する必要があると気が付いてから簡単になった。
間違ってたら謝る
一番やっかいだったのはこれだ。
自信がないと先に言い訳が来るのである。
更に反発心も出てめちゃくちゃだった。
相手の言い分は咀嚼せず、まず「申し訳ございません」と言えるように頑張った。
その後から説明するだけ多少マシになったが、言い訳は言い訳でやはり「素直になる」とはならなかった。
難しいものだ。
最終的に”説明は求められてから”が正解と分かるまで色々と苦労した。
また、自分が悪くないというニュアンスは相手に言い訳と捉えられるのであえて自分の責任という事を含ませるという謎な説明をすると相手は納得しやすかった。
常識的な日本企業は下っ端個人の責任と説明しても大きな問題になりにくいという発見は大きかった。
役職が付くと違うのだろうが、下っ端の私は多くのミスをしても減給やクビなど受けたことがなかった。
その分、経緯報告書は何度も書いたが。
今にして思えば良い訓練だった。・・・当時は最悪だったが。
私「申し訳ございませんでした・・・」
相手「・・・（無言）」
私「・・・（無言）」（謎の間）
相手「なぜ、こんな状況になったんだ！！」
私「それはですね・・・以下説明」
嫌いな相手でも相手に関係なく話を聞き言われた事をやる
下っ端なので色んな作業を振られるが、当然？嫌いな相手もおり、
「素直になる」にはそんな方も相手もする必要があり、結構頭に来る。
思い出すと腹が立つのであえて記載しないが、”素直に”作業に徹すのが一番だった。
特技「具体的にはどうすればいいでしょうか」を駆使してさらっとやってしまうのだ。
優先順位は下げるが期限を確認してさらっとやる。
こちらが相手を嫌っていれば相手もこちらを嫌っている。
仕事内容よりコミュニケーションが煩わしい。
素直に何を欲しているのか確認してやってしまうのが早い事がいちばん体と心に優しい。
出来ない場合は出来ない事を伝える
自分で解決不能な問題は素直に聞く。
下記のブログにも書いた通り事前にルール化すると相手がどんな人でも素直に問題を相談できるのだ。
自力解決不能な問題の定義は下記の通りだ。
１．手が１０分以上、止まる。
２．１時間以上調べて解決策が分からない。
３．自分以外に聞けば解決するかも・・・。
聞く相手を間違えると面倒なので、よく知っている人より解決できる人に聞くのが肝要。
聞き方もテンプレートを作ったので、それに合わせれば良かった。
○今、何の作業をしているのか （概略）
○何が出来たらゴールなのか （問題解決の定義）
○なぜゴールできないのか （問題箇所 画面キャプチャを取る）
○これまで試した事 （素直さアピール）←超大事
○補足事項 （背景や期限）
例
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Oさん、助けてください。
今、AAする為、XXの作業をしているのですが、
エラーが出て進みません。
画面キャプチャを添付したのでエラーの原因分かれば教えてください。
PC再起動を試しましたが改善しませんでした。
１７時までに部長に報告しますのでよろしくお願いします。
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最初は口頭のみだったが、説明が面倒になったので
上記メールを相手に送った後、対面に声掛けして画面キャプチャを
見てもらいながら質疑応答する。
面倒も問題もなく相手とコミニュケーションが取れた。
いま振り返ってみて
こう書き出すと「素直になる」という話から脱線している気がするが、「素直になろう」と努力した結果、ごちゃごちゃ考えるより、ルール化してそれ通りに手を動かし足を動かし人とコミニュケーションをとって仕事を進めた方が色々と簡単だった。
実際に「よし！素直に謝ろう」等より「はぁ～とりあえず謝るか（ルールだしな・・・）」の方が心理的負担が少ない。
そして何より「素直になれ」と言われなくなったし、「メモを取れ」とも言われなくなった。
